Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Said Gedik Breitenseer Straße 110–112/15/13 1140 Wien, Österreich E-Mail: fleetbook.at@gmail.com

2. Welche Daten werden verarbeitet

• Konto-Daten: Name, E-Mail, Passwort-Hash, Firmenname. Bei Anmeldung über Google entfällt das Passwort; Name und E-Mail kommen von Google.
• Betriebsdaten: Fahrzeuge, Fahrer, Tagesumsätze, Ausgaben, Compliance-Fristen, Tarife.
• Audit-Daten: Änderungshistorie aller Einträge (Zeitpunkt, Nutzer, vorheriger und neuer Wert).
• Login-Daten: IP-Adresse (kurzfristig für Brute-Force-Schutz), Zeitpunkt.

3. Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Erfüllung steuerlicher und handelsrechtlicher Aufzeichnungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. §132 BAO).

4. Speicherdauer

Aufzeichnungen mit steuerlicher Relevanz (Umsätze, Ausgaben, Tarife, Compliance) werden gemäß §132 BAO sieben Jahre aufbewahrt. Konto-Daten werden bis zur Kündigung gespeichert. Audit-Logs werden append-only mit den Buchungsdaten geführt und unterliegen der gleichen Frist.

5. Empfänger der Daten

Folgende Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO):

• Vercel Inc. (USA) — Betrieb der Anwendung (Hosting, Auslieferung, serverseitige Ausführung). Speicherort: Frankfurt am Main (Region fra1). Grundlage: Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters einschließlich EU-Standardvertragsklauseln; ein Zugriff aus den USA ist auf Support- und Wartungsfälle beschränkt.
• Neon Inc. (USA) — Betrieb der Datenbank. Speicherort: Frankfurt am Main (AWS eu-central-1). Grundlage: Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters einschließlich EU-Standardvertragsklauseln; ein Zugriff aus den USA ist auf Support- und Wartungsfälle beschränkt.
• Google LLC (USA) — Anmeldung mit einem Google-Konto (OAuth). Google erhält dabei, dass Sie sich bei FleetLedger anmelden; FleetLedger erhält von Google Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Nur bei Nutzung dieser Anmeldeart. Grundlage: EU-Standardvertragsklauseln und Angemessenheitsbeschluss (EU-US Data Privacy Framework).
• Resend Inc. (USA) — Versand von Transaktions-E-Mails (Passwort zurücksetzen, Erinnerungen an Fristen). Verarbeitet werden Empfängeradresse und Inhalt der jeweiligen E-Mail. Grundlage: Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters einschließlich EU-Standardvertragsklauseln.
• Functional Software Inc. (Sentry) (USA) — Fehlerüberwachung: bei einem technischen Fehler werden Fehlermeldung, betroffene Funktion und technische Umgebung übermittelt — keine Buchungsdaten. Grundlage: Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters einschließlich EU-Standardvertragsklauseln.
• Steuerberater des Kunden — nur bei aktiver Daten-Übertragung durch den Kunden (Export-Funktion).
• Behörden — nur soweit gesetzlich verpflichtet (z.B. Abgabenbehörde im Rahmen einer Betriebsprüfung).

5a. Speicherort und Übermittlung in Drittländer

Datenbank und Anwendung werden in Rechenzentren in Frankfurt am Main (Europäische Union) betrieben. Die genannten Anbieter haben ihren Sitz in den USA; ein Zugriff von dort ist auf Support- und Wartungsfälle beschränkt und erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln in den jeweiligen Auftragsverarbeitungsverträgen.

5b. Rollenverteilung bei Fahrer- und Betriebsdaten

Für die Daten, die ein Taxiunternehmen in FleetLedger erfasst — etwa Namen von Fahrern, Ausweisfristen, Umsätze und Abrechnungen — ist das jeweilige Unternehmen der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. FleetLedger verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter. Unternehmen, die einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO benötigen, erhalten diesen auf Anfrage unter der oben genannten Adresse.

6. Datensicherheit

• Übertragung ausschließlich verschlüsselt via HTTPS / TLS.
• Passwörter werden mit bcrypt (Cost-Faktor 12) gehasht.
• Brute-Force-Schutz auf Login- und Registrierungs-Endpunkten.
• Mandantenisolation auf Datenbankebene (companyId-Filter).

7. Cookies

Es wird ausschließlich ein technisch notwendiger Session-Cookie zur Aufrechterhaltung der Anmeldung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es findet kein Tracking statt.

8. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — über die App jederzeit selbst auslösbar.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — JSON-Export in den Einstellungen.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei der Datenschutzbehörde (dsb.gv.at)

Löschung und Export können Sie ohne unser Zutun in den Einstellungen auslösen. Für alle anderen Anfragen schreiben Sie an die unter Punkt 9 genannte Adresse — bitte von der E-Mail-Adresse aus, mit der Ihr Konto registriert ist. Wir prüfen die Identität anhand dieser Adresse (Art. 12 Abs. 6 DSGVO) und antworten innerhalb eines Monats.

9. Kontakt für Datenschutzanfragen

E-Mail: fleetbook.at@gmail.com
Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).